L’événement via une URL (mi virtuel, mi présentiel), faute de pouvoir vous réunir IRL (In Real Life) répond à des impératifs de sécurité et de santé dans l’actuel contexte de pandémie, avec de vrais avantages : l’interactivité accrue, les budgets réduits, l’audience étendue et  l’impact environnemental limité.

Qu'est-ce que c'est ?

Un « événement hybride » est un événement qui se tient dans un lieu physique, mais qui dispose également en ligne d’une audience interactive en dehors de ce lieu.

La technologie est mise au service de l’événement pour relier entre eux les publics, permettant ainsi aux participants (présents physiquement ou derrière leur écran) de partager l’expérience.

Un séminaire, une soirée, un teambuilding, un afterwork, un salon peuvent être hybrides

A quoi ça sert ?

A engager, à informer, à motiver vos publics, comme sur un événement physique, à quelques détails près :

  • Faciliter le respect des gestes barrières
  • Pallier le risque d’annulation
  • Limiter le budget (70% de moins qu’en présentiel)
  • Augmenter l’audience : n’importe qui, n’importe où dans le monde, peut potentiellement participer à l’événement.
  • Faire vivre l’événement sur le long terme (grâce aux replays)

Comment ça s'organise ?

Qu’il possède un téléphone, qu’il soit chez lui ou qu’il soit au bureau, l’invité devra être connecté à la toile. Quant à l’organisateur, quel que soit le format qu’il aura retenu, un bon réseau Wi-Fi sera indispensable.

Il vous faudra des caméras, des micros, du personnel qualifié. 
Pour enregistrer et rediffuser votre événement, vous aurez également besoin d’une plateforme fiable et de lieux adaptés à vos quotas d’invités.

Toutes les plateformes proposent ce service mais elles ne se valent pas toutes en termes de fonctionnalités (RGPD, nombre d’intervenants, relances mails) et de budget.
Pensez à bien définir vos objectifs avant de vous lancer.

Ils se tiennent idéalement par visioconférence et la plupart des scenarii s’adaptent à la plateforme retenue par votre société (Teams, Zoom, Hangout..etc). 

Rien de tel qu’un mix entre visioconférence et plateforme de détection de leads.

Est-ce que ça décoiffe ?

Et bien on arrive à générer de sacrées émotions avec l’intervention d’artistes ou des outils d’interactivité bien choisis : l’expérience est magique et vos messages sont diffusés avec un maximum d’impact.

Comment convaincre mes invités de participer ?

Avec des expériences virtuelles riches en émotions et engageantes grâce à de l’interactivité, avec du marketing digital (landing page, emailling, réseaux sociaux, call to action sur votre site web, ambassadeurs, publication de contenu riches de sens) et comme pour un événement présentiel, avec un concept bien pensé.

Combien ça coûte ?

Selon le format, le nombre de jours et de participants, le budget varie, mais comptez environ 70% de moins qu’un événement présentiel.

Par exemple, comptez 5000 € pour un afterwork (escape game en ligne rassemblant 60 joueurs et l’envoi au préalable de 100 petits cadeaux par courrier.)

Autre exemple, comptez 25 000 € pour un  Webinaire avec de l’interactivité engageante (avancée) , en intégrant un animateur, l’équipe technique, la location d’espace et de matériel et quelques montages vidéos .

Solidaires et responsables

Les mots positifs, les gestes d’attention, le bénévolat, les actions solidaires ont rendu cette épreuve plus humaine et plus supportable. N’oublions pas d’être solidaires et responsables dans l’organisation de nos événements hybrides.

Respect des gestes barrières

Affichage dédié, distanciation, aération des espaces, limitation du nombre de participants, encouragement au lavage des mains, dépistage de températures, masques, gel hydro alcoolique… N’omettez aucun des gestes barrières sur les lieux accueillant votre événement.

Bien accompagné et bien guidé, votre événement sera un succès.

Qui suis-je ?

Dirigeante de CELAPROD, j’organise vos événements corporate présentiels, distanciels ou hybrides.

Faites-vous accompagner par CELAPROD – Tel. 01 80 87 68 08 – celine@celaprod.com