Les événements phygitaux, à distance, distanciel, virtuels, peu importe le nom qu’on leur donne…se tiennent via une URL,
Adoptés en 2020 faute de pouvoir se réunir IRL (In Real Life), ils sont amenés à devenir une composante essentielle de l’événementiel, parfaitement complémentaires des événements physiques. Ils répondent à des impératifs de sécurité et de santé dans l’actuel contexte de pandémie, avec de vrais avantages : l’interactivité accrue, les budgets réduits, l’audience étendue , ROI supérieur et impact environnemental limité.
Qu'est-ce que c'est ?
Un « événement hybride » est un événement qui se tient dans un lieu physique, mais qui dispose également en ligne d’une audience en dehors de ce lieu.
La technologie est mise au service de l’événement pour relier entre eux les publics, permettant ainsi aux participants (présents physiquement ou derrière leur écran) de partager l’expérience.
Un séminaire, une soirée, un teambuilding, un afterwork, un salon peuvent être hybrides
A quoi ça sert ?
A engager, à informer, à motiver vos publics, comme sur un événement physique, à quelques détails près :
- Faciliter le respect des gestes barrières
- Pallier le risque d’annulation
- Limiter le budget (70% de moins qu’en présentiel)
- Augmenter l’audience : n’importe qui, n’importe où dans le monde, peut potentiellement participer à l’événement.
- Faire vivre l’événement sur le long terme (grâce aux replays)
Comment ça s'organise ?
Le choix des outils doit se faire selon l’objectif, la durée de l’événement et le nombre de participant. A partir de 2021, le véritable défi n’est pas de mettre en œuvre la bonne solution, c’est d’inciter « la bonne audience » à adhérer à vos messages et services.
Il vous faudra des caméras, des micros, du personnel qualifié.
Pour enregistrer et rediffuser votre événement, vous aurez également besoin d’une plateforme fiable et de lieux adaptés à vos quotas d’invités. Exemple ici
Toutes les plateformes proposent ce service mais elles ne se valent pas toutes en termes de fonctionnalités (RGPD, nombre d’intervenants, relances mails) et de budget.
Pensez à bien définir vos objectifs avant de vous lancer.
Ils se tiennent idéalement par visioconférence et la plupart des scenarii s’adaptent à la plateforme retenue par votre société (Teams, Zoom, Hangout..etc).
Rien de tel qu’un mix entre visioconférence et plateforme de détection de leads.
Est-ce que ça décoiffe ?
Et bien on arrive à générer de sacrées émotions avec l’intervention d’artistes ou des outils d’interactivité bien choisis : l’expérience est magique et vos messages sont diffusés avec un maximum d’impact.
L’expérience est primordiale : la crainte de tout organisateur est de ne pas parvenir à offrir une expérience en créant des émotions et des moments inoubliables pour le participant. Comptez sur nous la virtualisation des événements stimule notre créativité et l’esprit d’innovation (jeu concours, contenu personnalisés… Suivez-nous sur les réseaux et soyez inspirés
Comment convaincre mes invités de participer ?
Avec des expériences virtuelles riches en émotions et engageantes grâce à de l’interactivité, avec du marketing digital (landing page, emailling, réseaux sociaux, call to action sur votre site web, ambassadeurs, publication de contenu riches de sens) et comme pour un événement présentiel, avec un concept bien pensé.
Engager son audience : C’est là le gage de la réussite. Capter l’intérêt du public, inciter à participer voir à s’inscrire. Le gros avantage du virtuel : la simplicité (pas de déplacement, gain de temps) et l’économie budgétaire (60% du budget doit être consacré à l’engagement de l’audience)
Le contenu est roi : Le succès d’un événement tient avant tout à son contenu.. ou plus précisément à l’intérêt pour les participants. Les attentes sont aussi élevées en ligne qu’en présentiel : il est important de continuer à investir dans intervenants de grande qualité et construction d’une expérience forte pour les participants.
Combien ça coûte ?
Selon le format, le nombre de jours et de participants, le budget varie, mais comptez environ 70% de moins qu’un événement présentiel. Avec des coûts moins élevés mais d’avantage d’impact, les événements virtuels sont en mesure de présenter un ROI élevé et de séduire les décisionnaires dont le prochain défi sera sûrement de proposer des événements et des expériences « phygitales ou hybrides » à leur audience, alliant des éléments à la fois physiques et digitaux.
Comptez 5000 € pour un afterwork (escape game en ligne rassemblant 60 joueurs et l’envoi au préalable de 100 petits cadeaux par courrier.) Comptez 25 000 € pour un Webinaire avec de l’interactivité engageante (avancée) , en intégrant un animateur, l’équipe technique, la location d’espace et de matériel et quelques montages vidéos .
Solidaires et responsables
Les mots positifs, les gestes d’attention, le bénévolat, les actions solidaires ont rendu cette épreuve plus humaine et plus supportable. N’oublions pas d’être solidaires et responsables dans l’organisation de nos événements hybrides.
Respect des gestes barrières
Affichage dédié, distanciation, aération des espaces, limitation du nombre de participants, encouragement au lavage des mains, dépistage de températures, masques, gel hydro alcoolique… N’omettez aucun des gestes barrières sur les lieux accueillant votre événement.
Bien accompagné et bien guidé, votre événement sera un succès.
- Je propose mes services pour analyser votre projet événementiel et vous indiquer les solutions hybrides ou distancielles adaptées pour le transformer. ou l'inventer.
Qui suis-je ?
Dirigeante de CELAPROD, j’organise vos événements corporate présentiels, distanciels ou hybrides.
Faites-vous accompagner par CELAPROD – Tel. 01 80 87 68 08 – celine@celaprod.com